협동조합을 설립하려면 여러가지 신청서류가 필요합니다. 정관, 창립총회 개최 공고문, 총회의사록, 임원명부 등 10가지 정도의 서류가 필요하게 되는데요 오늘은 그 중에서 중요하다고 생각되는 서류 5가지에 대해서 어떻게 작성하는 것인지 어떤점을 유의해 작성해야 하는지 간단하게 살펴보도록 하겠습니다.
우선 설립신고를 위한 서류의 종류를 우선 나열해 보면 ①설립신고서 ②정관사본 ③창립총회개최 공고문 ④ 창립총회의사록 사본 ⑤ 임원명부 ⑥ 사업계획서 ⑦ 수입.지출예산서 ⑧ 출자1좌당 금액과 출자좌수를 적은 서류 ⑨ 발기인 및 설립동의자 명부 등 입니다.
첫째, 정관을 작성하는 방법 및 유의사항
정관은 조합의 조직 및 운영에 관한 자치법규입니다. 따라서 그 작성의 중요성은 매우 높다고 할 것입니다. 우선 필수기재사항과 관련하여 사단법인 등 비영리법인은 7가지 필수적 기재사항이 있는데 반해 협동조합은 필수적 기재사항이 15가지 입니다. 이는 말 그대로 반드시 들어가야 하는 내용을 말하는 것으로 법에 "포함되어야 한다"라고 명기되어 있으므로 그 부분이 빠진채 작성된다면 설립신청에 대한 수리가 이루어지지 않을 것입니다.
법 16조제1항에서 규정된 반드시 기재되어야 하는 사항외에는 자유롭게 정할 수 있지만 여기서 자유롭게란 무한한 자유를 의미하는 것은 아닙니다. 자유롭게의 의미는 법령에 적합한 범위내에서 자유롭게를 말하는 것입니다. 따라서 정관에 규정될 내용은 법령의 내용적 한계를 준수하면서 자유롭게 작성되어야 한다고 보시면 됩니다.
정관을 다 작성하셨다면 5인 이상의 발기인이 정관에 기명날인을 하시면 됩니다. 다만 유의하실 점은 관에 협동조합의 사업내용을 작성함에 있어서 너무 많은 내용을 열거하는 것은 바람직하지 않습니다.
둘째, 창립총회 개최 공고문 작성방법
발기인이 정관을 작성하고 설립동의인을 모집한 후에는 창립총회를 개최해야 합니다. 그런데 선행되어야 할 절차로 중요한 내용이 창립총회개최 공고문을 발송 또는 게시하는 것 입니다. 법에서는 "7일이상 공고한 후 창립총회를 개최해야 한다"라고 규정되어 있으므로 창립총회 개최 전 7일이상을 반드시 공고 하여야 합니다. 유의하실 점은 여기서 7일은 개최공고일과 창립총회일 사이에 7일이 있어야 한다는 얘기입니다. 즉 개최공고일 다음날 0시부터 창립총회 개최일 0시전까지 7일 이상이 있어야 합니다. 공고내용은 ① 창립총회의 일시와 장소 ② 조합원의 자격요소 ③ 창립총회에서 의결하여야 할 사항 등 입니다.
셋째, 창립총회 의사록 작성방법 및 유의사항
창립총회 개최 공고 후 창립총회를 개최하게 되면 정관, 사업계회과 예산, 임원선출, 설립경비 등 필수의결사항을 포함하여 기타 설립에 필요한 사항을 총회에서 의결하게 됩니다. 이러한 총회의 의결진행 내용은 진행순서에 따라 의사록을 작성하여 그 기록을 남겨놓아야 하고, 의장과 창립총회에서 선출한 3인이상이 기명날인을 하여야 합니다. 회의록은 작성은 앞에서 언급했듯이 진행순서에 따라 작성해야 하며, 법에서 규정한 필요적 사항의 내용도 반드시 포함되어야 합니다.
유의하실 점은 창립총회의사록은 나중에 설립등기 시 공증을 받아서 등기소에 제출해야 하므로 인감도장으로 기명날인을 하여야 하며 등기소에는 원칙적으로 공증받은 원본을 제출해야 합니다. 그리고 기명날인할 3명을 총회에서 미처 선출하지 못했다면 설립동의자 중 임원으로 선출된 3인 이상이 기명날인하면 됩니다.
넷째, 사업계획서 및 수입·지출 예산서 작성방법
정관에 기재한 사업내용에 대한 사업계획서를 작성하여 총회에서 의결을 받아야 하며, 설립신청 시 신고서류로 제출해야 합니다. 사업계획서에는 정관에서 규정했던 사업내용이 모두 기재되어야 합니다.
유의하실 점은 법 제45조에 규정된 필수사업도 사업계획에 포함되어 그 내용을 작성해야 한다는 점입니다. 그리고, 정관이나 회의록 등은 별다른 서식의 규정이 없지만 사업계획서는 법정서식이 따로 있으므로 그 서식에 맞춰 작성하시는 것이 바람직 합니다.
※ 금융업이나 보험업은 협동조합의 사업범위에 포함되지 않습니다.
사업계획서를 작성하였으면 그에 따른 수입·지출예산서를 작성하여야 합니다. 수입·지출예산서를 작성할 때에는 수입과 지출의 합계금액이 반드시 일치하게 작성하여야 하므로 수입과 지출의 합계가 맞지 않는다면 빠진 금액은 없는지 다시 확인을 하시어 양쪽의 금액을 맞추셔야 합니다. 그리고 사업계획과 관련된 협동조합이 수행해야 할 사업의 수입과 지출내역도 모두 빠짐없이 그 내용이 포함되어야 합니다.
다섯째, 출자1좌당 금액과 출자좌수를 적은 서류 작성법
협동조합은 조합원의 출자를 통해서 설립하게 됩니다. 모든 조합원은 1좌 이상을 출자해야하나 출자금액의 한도나 최소출자금액 등에 관한 규정은 없습니다. 다만 출자1좌의 금액은 동일하여야 한다는 점과 1인이 보유할 수 있는 출자좌수가 총 출자좌수의 30%를 초과하면 안된다는 점만 유의하시면 됩니다.
출자1좌당 금액과 출자좌수를 적은 서류는 법정서식이 없으므로 임의서식에 작성하시면 되며, 조합원은 출자하기로 약속한 출자금액을 설립신고확인증이 나온 후 이사장의 개인통장에 출자금 납입을 하여야 합니다. 출자 1좌의 금액과 납입방법 및 시기, 조합원의 출자좌수 한도 등은 정관의 필요적 기재사항이므로 정관에 기재된 내용과 방법으로 납입을 하시면 됩니다.
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